Informace o zpracování osobních údajů

ve společnosti Energy financial group a.s. (dále také jen „EFG“ nebo „Společnost“), člena koncernu EFG (dále jen „Koncern EFG“)

ÚVOD

Vážení zákazníci, obchodní partneři, návštěvníci webových stránek (portálů) a uživatelé aplikací, prostřednictvím tohoto informačního materiálu bychom vás rádi informovali o podmínkách a zásadách zpracování vašich osobních údajů v naší Společnosti a o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů naší Společností v rámci Koncernu EFG, o zajištění ochrany osobních údajů a o vašich právech souvisejících se zpracováním těchto údajů.

Naše Společnost je společně s dalšími společnostmi členem Koncernu EFG a stojí v jeho čele jako řídící osoba.

Tento dokument o zpracování osobních údajů (dále jen „Informace“) vysvětluje, jaké osobní údaje společnosti Koncernu EFG od vás nebo o vás shromažďují, ať už prostřednictvím komunikace s vámi, v souvislosti s využíváním produktů a služeb, které vám poskytují, nebo navštěvováním jejich webových stránek, portálů a užíváním webových aplikací. Tyto informace také vysvětlují, jaké osobní údaje získávají společnosti Koncernu EFG v souvislosti s obchodními vztahy mezi vámi a těmito společnostmi, nebo od jiných osob či zdrojů (komunikačních médií), a jak tyto údaje používají.

Vedle těchto souhrnných Informací najdete některé podrobnosti o zpracování vašich osobních údajů také v dokumentech, které vám poskytujeme v rámci vzájemné komunikace, nebo které se vám zobrazí na webových stránkách provozovaných společnostmi Koncernu EFG pro usnadnění a urychlení komunikace s vámi.

v Koncernu EFG zpracováváme vaše osobní údaje v souladu s právem Evropské unie, zejména s Nařízením Evropského parla¬mentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27.4.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „GDPR“), které nabylo účinnosti dnem 25.5.2018 jako přímo účinná právní norma i v rámci právního řádu České republiky, a v souladu s relevantními vnitrostátními právními předpisy, zejména zákonem č. 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů, účinným od 24.4.2019, ve znění pozdějších právních předpisů, který zapracovává příslušné předpisy Evropské unie, zároveň navazuje na přímo použitelný předpis Evropské unie (GDPR) a k naplnění práva každého na ochranu soukromí upravuje práva a povinnosti při zpracování osobních údajů.

SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Správcem vašich údajů je vždy ta společnost Koncernu EFG, které jste údaje poskytli nebo která je od vás získala k naplnění jednoho nebo více účelů. Obvykle vaše údaje spravuje ta společnost, jejíž jste zákazníkem nebo obchodním partnerem. Pokud jste zákazníkem nebo obchodním partnerem více společností Koncernu EFG, spravuje každá společnost takové osobní údaje, které se týkají jejího produktu, služby nebo jiného obchodního vztahu.
Pokud je správcem vašich osobních údajů společnost Energy financial group a.s., IČO: 05235472, se sídlem Jihlavská 1558/21, Michle, 140 00 Praha 4, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze pod sp. zn. B 21725, podrobnější informace o zpracování vašich osobních údajů naleznete dále.

OSOBNÍ ÚDAJE, KTERÉ ZPRACOVÁVÁME

Zpracováváme pouze takové vaše osobní údaje, abychom vám mohli nabízet a poskytovat produkty nebo služby, o které máte zájem, tedy údaje nezbytné pro naši korektní vzájemnou obchodní spolupráci, plnění našich právních povinností a zajištění ochrany našich oprávněných zájmů s tím souvisejících.

Z toho důvodu shromažďujeme a zpracováváme především vaše osobní údaje jako uživatelů našich produktů nebo služeb, jako údaje našich obchodních partnerů, včetně možných budoucích zákazníků a obchodních partnerů, kteří se o naše produkty nebo služby, případně obchodní nebo jinou spo¬lupráci s naší společností zajímají, nebo které jsme s naší nabídkou oslovili. Podle konkrétní situace zpracováváme například také údaje o návštěvnících našich webových stránek, portálů a aplikací, údaje o návštěvnících našich objektů, účastnících se námi organizovaných společenských a jiných akcí, nebo o zástupcích právnických osob, včetně členů statutárních a jiných orgánů.

Pro uvedené potřeby naše společnost zpracovává především tyto kategorie osobních údajů:

Základní údaje

identifikační údaje: titul, jméno, příjmení, datum narození, případně číslo průkazu totožnosti nebo IČO;
kontaktní údaje: adresa trvalého pobytu, doručovací nebo jiná kontaktní adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa;

Další údaje

Zpracováváme také údaje, které úzce souvisí se způsobem, jakým s námi navazujete spolupráci nebo využíváte námi poskytované produkty a služby, respektive které souvisí s typem používaného komunikačního média nebo povahou naší obchodní spolupráce. Za takové další údaje, které nám v průběhu shora uvedených druhů našich vztahů poskytnete, považujeme zejména:

• číslo bankovního účtu,
• zákaznické číslo, EAN, číslo obchodního partnera, podpis,
• identifikační číslo osoby dodavatele,
• číslo přístupové ID karty (pokud je přidělena),
• přístupové ID a heslo do osobního účtu uživatele (pokud jsou vytvořeny),
• obrazové záznamy z kamerových systémů,
• IP adresa, cookies a jiné údaje plynoucí z plnění konkrétní smlouvy nebo příslušného právního předpisu.

Zpracováváme také údaje, které nám předáváte v souvislosti s uzavíráním obchodních smluv a úzce souvisí: s realizací práv a povinností vyplývajících z těchto smluv, z postavení zaměstnance či jiného zástupce společnosti, která je obchodním partnerem společnosti Koncernu EFG, s nabízením a poskytováním produktů a služeb našimi společnostmi, s odebíráním produktů a služeb od vašich společností, či s připravovanými akvizicemi EFG. Jedná se o údaje, které nám v průběhu využívání služeb, nebo výkonu shora uvedených činností sdělujete, případně takové údaje, které vyplývají z povahy naší obchodní spolupráce, jakož i údaje z veřejně dostupných zdrojů, a další osobní údaje plynoucí z plnění konkrétní smlouvy nebo příslušného právního předpisu.

ČINNOSTI, PŘI KTERÝCH ZPRACOVÁVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE

Sjednávání produktů a služeb

Pokud si s námi sjednáváte náš produkt nebo službu nebo se o ně zajímáte, předáváte nám základní údaje, popř. další údaje nezbytné k tomu, abychom spolu mohli uzavřít smlouvu, resp. abychom mohli posoudit, zda a jaký produkt či službu vám můžeme nabídnout.

Obchodní spolupráce

Pokud s námi jednáte o spolupráci jako náš obchodní partner nebo se o tuto spolupráci zajímáte, předáváte nám základní údaje, popř. další údaje nezbytné k tomu, abychom spolu mohli uzavřít smlouvu, resp. abychom mohli posoudit, zda budeme mít zájem navázat obchodní spolupráci.

Webové stránky a aplikace

Při užívání našich webových stránek a aplikací údaje zpracovává naše Společnost. Pokud jsme v některých případech pověřili provozováním našich webových stránek jinou společnost, nebo je provozujeme společně s jinou společností, je tato skutečnost uvedena v zápatí webových stránek.

Komunikace

Vaše osobní údaje získáváme také v průběhu vaší komunikace s námi. Není rozdíl mezi tím, zda s námi komunikujete elektronicky, poštovní korespondencí, telefonicky, při osobní návštěvě, nebo prostřednictvím třeba datové schránky. Pokud se takto získané osobní údaje týkají námi poskytovaného produktu nebo služby, realizace výkonu práv a povinností z našich vzájemně uzavřených smluv, výkonu naší podnikatelské činnosti, je správcem takto poskytnutých údajů naše společnost.

Záznamy z kamer

Pokud jsou v našich objektech případně objektech dalších vybraných společností Koncernu EFG pořizovány záznamy z kamer, vaše případné osobní údaje spravuje naše společnost, která tyto kamerové systémy provozuje.

ÚČELY POUŽÍVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Získané osobní údaje naše společnost používá, v závislosti na povaze vztahu, zejména pro následující účely:

• splnění informační povinnosti vůči operátorům přenosových soustav a operátorům trhu,
• zajištění obchodování s komoditami a poskytování souvisejících služeb,
• dokumentace transakcí na velkoobchodním trhu s energií,
• zajištění podkladů pro fakturaci výroby z malých obnovitelných zdrojů,
• uzavírání nákupních a prodejních smluv na materiál, služby a investice,
• evidence a správy obchodních smluv,
• zajištění ochrany života a zdraví osob, a hmotného i nehmotného majetku,
• zajištění kybernetické bezpečnosti,
• komunikace k informování obchodních partnerů a veřejnosti,
• registrace účasti na organizované akce Koncernu EFG,
• plnění účetních a daňových povinností,
• realizace výkonu práv a povinností ze smluv.

PRAKTICKÉ SITUACE, PŘI KTERÝCH ZÍSKÁVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE

SPOLUPRÁCE SE ZÁKAZNÍKY A OBCHODNÍMI PARTNERY

Identifikace a autentizace

Abychom s vámi mohli uzavřít smlouvu a poskytovat naše produkty nebo služby, resp. odebírat vaše produkty a služby, potřebujeme znát minimálně vaše základní údaje. Vaši identifikaci a autentizaci vyžadujeme také v případě, že uplatňujete svá práva v záležitostech ochrany osobních údajů.

Důvod zpracování vašich osobních údajů:

• pro uzavření a plnění smlouvy
• za účelem plnění povinností vyplývajících z právních předpisů

Příprava smlouvy na vaši žádost

Shromažďujeme a zpracováváme pouze údaje, které jsou potřebné a nezbytné pro návrh smlouvy a související dokumentace (dále jen „Smluvní dokumentace“). Abychom mohli připravit Smluvní dokumentace a uzavřít s vámi smlouvu, potřebujeme znát vaše jméno, datum narození, případně IČO a kontaktní údaje. Další okruh údajů závisí na druhu produktu nebo služby, případně typu obchod¬ní spolupráce, která je předmětem smlouvy.

Důvod zpracování vašich osobních údajů:

• pro uzavření a plnění smlouvy
• za účelem plnění povinností vyplývajících z právních předpisů

Soubory cookies

Aby mohly být webové stránky uživatelsky přívětivější a správně se zobrazovali sbíráme tzv. soubory cookies. Tyto soubory cookies pracují na všech webových stránkách naší Společnosti. Jedná se o tzv. technické cookies. Ke všem ostatním typům cookies potřebujeme váš souhlas, který nám můžete udělit prostřednictvím informační lišty, která se zobrazuje na příslušné webové stránce. Zde také naleznete odkaz na podrobné informace k souborům cookies.

V případě, že nám svůj souhlas udělíte, můžeme cookies případně využít k personalizaci obsahu webových stránek, zobrazovaných reklam či jiných sdělení, využívání funkcí sociálních sítí a analýze návštěvnosti webových stránek. Informace o tom, jak náš web používáte pak můžeme sdílet s našimi spolupracovníky pro sociální sítě, inzerci a marketingové analýzy. Dozvědět se další informace o tom, co jsou soubory cookies můžete také na konci této Informace o zpracování osobních údajů ve slovníčku pojmů.

Vztahy s obchodními partnery

Navazujeme nejrůznější druhy spolupráce a dbáme na potřeby, preference a možnosti našich obchodních partnerů. Vztahy, které s našimi obchodními partnery navazujeme, se týkají činností společností Koncernu EFG, zejména se jedná o odebírání a poskytování produktů či služeb, upisování emise dluhopisů nebo její části, vystavování jiných cenných papírů, právní a finanční prověrky vybraných akvizic EFG.
Z těchto důvodů zpracováváme zejména příslušné údaje o vaší osobě nebo o vaší společnosti, jejích statutárních orgánech či zaměstnancích a další informace, které nám sdělíte.

Důvod zpracování vašich osobních údajů:

• za účelem plnění uzavřené smlouvy
• za účelem plnění povinností vyplývajících z právních předpisů
• pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů

Vztahy se zákazníky

Naším zájmem je sledování vašich potřeb a preferencí, proto potřebujeme mít ucelený přehled o tom, jaké produkty a služby využíváte a jaká máte přání. Řešíme s vámi celou řadu záležitosti týkajících se činností společností Koncernu EFG, konkrétně příslušného produktu či služby, zejména nastavení jejích parametrů, poskytování informací o vzniku, změny a zániku těchto produktů a služeb, a jejich využívání. Chceme také vědět, zda jste u nás a dalších společností Koncernu EFG spokojený a máte zájem nám nadále zachovat přízeň. Vyřizujeme také vaše požadavky, přání a stížností uplatněné písemně, telefonicky, na webových stránkách, i dalšími způsoby. Tyto požadavky se mohou vedle našich produktů a služeb týkat i uplatňování vašich práv v záležitostech ochrany osobních údajů či ochrany spotřebitele.
Stejným způsobem dbáme na potřeby, preference a možnosti našich obchodních partnerů.
Z těchto důvodů zpracováváme zejména příslušné údaje o produktech a službách, respektive obchodní spolupráci, profilové údaje o vaší osobě a údaje z naší komunikace a interakce, které nám sdělíte.

Důvod zpracování vašich osobních údajů:

• za účelem plnění uzavřené smlouvy
• za účelem plnění povinností vyplývajících z právních předpisů
• pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů

Využívání produktů a služeb EFG

Pokud jste si vybrali naše produkty a využíváte naše služby, zpracováváme vaše údaje. Zejména se jedná o vaše základní údaje, údaje o produktech a službách. Shromažďujeme je, spravujeme, zpracováváme a ve součinnosti s vámi udržujeme aktuální. Na webových stránkách, které provozujeme a v informačních systémech, které využíváte vám zobrazujeme základní informace o vaši identifikaci, produktech, které jste si vybrali a tyto informace udržujeme a přizpůsobujeme, abychom vám využívání produktů a služeb usnadnili.

Důvod zpracování vašich osobních údajů:
• za účelem plnění uzavřené smlouvy
• za účelem plnění povinností vyplývajících z právních předpisů
• pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů

Zasílání servisních zpráv

V rámci poskytování našich služeb vám zasíláme zprávy, které slouží ke komfortnější obsluze poskytovaného produktu nebo služby. Za tímto účelem zpracováváme vaše kontaktní údaje.

Důvod zpracování vašich osobních údajů:

• za účelem plnění uzavřené smlouvy

BEZPEČNOST PROVĚŘOVÁNÍ RIZIK

Vyhodnocování obchodního rizika

K vyhodnocení rizik souvisejících s uzavřením smluv a jejich plněním, ať už je smluvní stranou zákazník nebo obchodní partner, uplatňujeme postupy vnitřního hodnocení. Abychom vám mohli poskytnout naše služby nebo se dohodnout na vzájemné obchodní spolupráci, musíme postupovat obezřetně. Na základě vnitřních kritérií proto hodnotíme rizikovost sjednání určitého produktu nebo služby s využitím i vašich osobních údajů. K tomu používáme externí registry i interní databáze.

Důvod zpracování vašich osobních údajů:

• pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů

Vyhodnocování podvodného jednání

Vaše identifikační údaje, údaje o produktech a službách a způsobu jejich využívání, údaje o vašem jednání v průběhu našeho smluvního vztahu a další údaje analyzujeme, abychom zabraňovali podvodným jednáním prováděným fyzicky i digitálně. Na základě dostupných informací vytváříme interní ukazatele nebo využíváme jiné informace relevantní pro indikaci možných podvodů (např. informace o ukradeném občanskému průkazu).

Důvod zpracování vašich osobních údajů:
• za účelem plnění povinností vyplývajících z právních předpisů
• pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů

Bezpečnost

V souvislosti s bezpečností chráníme život a zdraví lidí, fyzický majetek, i samotné osobní údaje. Právní předpisy upravující podmínky nakládání s odpadem a jeho zpracování, provozování elektráren, výrobu bioplynu, podmínky pro zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci nám navíc stanoví řadu povinností. Proto používáme mimo jiné i kamerové systémy se záznamem, instalované v objektech a prostorách využívaných naší Společností pro ochranu osob a majetku před protiprávním jednáním, především v rámci prevence a objasňování protiprávního jednání osob.
Důvod zpracování vašich osobních údajů:
• za účelem plnění povinností vyplývajících z právních předpisů
• pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů

VNITŘNÍ SPRÁVA

Školení

Naše společnost provádí školení zaměstnanců při zavádění nových softwarových nástrojů, postupů nebo procesů. Zároveň dochází ke školení nových zaměstnanců. Provádění školení je nezbytné pro zajištění řádné péče o zákazníky. Bez uskutečňování školení by nebylo možné zajistit řádné vyškolení nových i stávajících zaměstnanců a korektně tak zajistit kvalitní péči o naše zákazníky.

Důvod zpracování vašich osobních údajů
• za účelem plnění povinností vyplývajících z právních předpisů
• pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů

Účetnictví a daně

Shromažďujeme a zpracováváme vaše identifikační a transakční údaje za účelem plnění našich účetních a daňových povinností vůči regulačním a státním orgánům, které nám ukládá zákon o účetnictví, zákon o DPH a další české účetní a daňové zákony, a z důvodu povinných hlášení regulačním orgánům.
Důvod zpracování vašich osobních údajů:
• za účelem plnění povinností vyplývajících z právních předpisů

Výkon práv společnosti

Pokud jsme vývojem situace v našich vzájemných vztazích nuceni vymáhat naše pohledávky právní cestou, resp. pokud jsme účastníky správního nebo soudního řízení, které se týká vaší osoby, použijeme v nezbytném rozsahu vaše základní údaje, údaje o produktech a službách, údaje z naší komunikace, případně další údaje nezbytné k ochraně našich práv.
Důvod zpracování vašich osobních údajů:
• za účelem plnění povinností vyplývajících z právních předpisů
• pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů

Reporting, optimalizace procesů

Naši zaměstnanci zpracovávají vaše osobní údaje při plnění interních povinností nastavených v rámci každé společnosti Koncernu EFG. Vaše základní údaje a údaje o produktech a službách jsou použí¬vány pro účely plánování, anebo vyhodnocování větší efektivity. Pro vybrané provozní potřeby jsou data agregována (shrnuta z velkého počtu jednotlivých údajů do celkové sumy) a výsledkem je souhrnné číslo, bez přímé vazby na konkrétní osobu. Na základě právních předpisů vypracováváme také různé výkazy.
Důvod zpracování vašich osobních údajů
• za účelem plnění povinností vyplývajících z právních předpisů
• pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů

Účast na našich akcích

Naše Společnost organizuje společenské akce různého edukativního charakteru. Účast na nich je nabízena nejen úzkému okruhu zájemců (např. odborníků), ale i široké občanské veřejnosti. Naše společnost zpracovává vaše osobní údaje, pokud projevíte zájem se takové společenské akce účastnit a registrací na takovou akci současně akceptujete předem oznámené podmínky. Vaše základní údaje jsou v těchto případech zpravidla používány pro účely organizačního zabezpečení akce, vašeho infor¬mování souvisejícího s oznámeným zájmem se akce zúčastnit, případně pro vystavení příslušných účetních doklad, pokud je s akcí spojen účastnický poplatek.
Důvod zpracování vašich osobních údajů
• za účelem plnění povinností vyplývajících z právních předpisů
• k plnění povinností z právních předpisů (účetní a daňové, pokud se aplikují)
• k uzavření a plnění smlouvy
• pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů
• na základě vašeho souhlasu (např. v případě osobních fotografií)

SOUHLAS SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ

V průběhu našeho obchodního nebo jiného vztahu se mohou vyskytnout situace spojené s možným zpracováním některých vašich osobních údajů, které nebudeme moci využít pro konkrétní účel bez vašeho souhlasu. Může jít např. úpis dluhopisů nebo jiných cenných papírů emitovaných naší Společností nebo bližší informace o vaší osobě jako obrazové či zvukové záznamy. Naše společnost může mít zájem je využít zejména za účelem plnění uzavřené smlouvy, plnění povinností vyplývajících z právních předpisů a pro komunikační, propagační nebo školící aktivity.

O takových situacích vás budeme informovat samostatně a nabídneme vám možnost udělit naší společnosti souhlas s použitím vašich přesně vymeze¬ných osobních údajů pro konkrétně popsaný účel na předem uvedenou dobu.

V některých případech bude váš souhlas povinný z důvodu plnění povinností vyplývajících z právních předpisů a jindy bude zcela na vašem svobodném rozhodnutí, zda nám souhlas udělíte (např. propagační aktivity). Záleží tedy na charakteru našeho obchodního vztahu, zda jeho uzavření a trvání bude takovýmto souhlasem pro výše uvedené účely podmíněno či nikoliv. V případě, že nebudou dány důvody týkající se uplatňování práv a plnění povinností z uzavřené smlouvy nebo plnění povinností vyplývajících z právních předpisů, nikdo vás nebude k jeho udělení jakýmkoliv způsobem nutit.

Každý takovýto jednotlivý souhlas, udělený podle GDPR, může nahradit vaše předchozí souhlasy týkající se stejných účelů zpracování, doplnit vaše další případné souhlasy týkající se zpracování osobních údajů a neruší ani neomezuje právo žádné ze společností Koncernu EFG na zpracování vašich osobních údajů, pokud nám jejich použití umožňuje přímo právní předpis.

Vaše rozhodnutí samozřejmě můžete kdykoliv změnit a jakýkoliv udělený souhlas odvolat, pokud však tento souhlas nepředstavuje povinnou náležitost ve vztahu k plněním vyplývajících z uzavřených smluv nebo plnění našich povinností vyplývajících z právních předpisů. Jak souhlas odvolat je uvedeno v části Chci odvolat souhlas.

ZDROJE ZÍSKÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Naše Společnost získává vaše osobní údaje především od vás v rámci sjednávání a uzavírání smlouvy a dále v průběhu jejího plnění, případně od třetích osob, které takové jednání zprostředkují.

Naše Společnost vás informuje o tom, kdy je poskytnutí osobních údajů nezbytné pro poskytnutí konkrétní služby nebo pro navázání obchodní spolupráce, a kdy je naopak dobrovolné (např. propagační aktivity), avšak poskytnutí takových osobních údajů usnadní vzájemnou komunikaci mezi vámi a naší Společností a významně tak spolupráci zefektivní.

Vaše osobní údaje můžeme také získávat z veřejných evidencí nebo od orgánů veřejné moci. Ve specifických případech na základě příslušných právních předpisů můžeme získávat vaše osobní údaje i z neveřejných evidencí.

Pokud naše Společnost za účelem zvyšování kvality služeb, sjednávání a uzavírání smluv, prokazatelnosti a bezpečnosti, monitoruje a zaznamenává komunikaci s vámi, vždy Vás o této skutečnosti předem informujeme a využití tohoto postupu můžete odmítnout.

Příklady dalších zdrojů vašich osobních údajů, které zpracováváme:

Zdroje údajů pro bezpečnost a vyhodnocování rizik

Pro tyto potřeby používáme vaše údaje vedené v interních databázích, získané přímo od vás nebo o vás na základě stávající, případně i předchozí smluvní spolupráce, které obsahují informace nezbytné k posouzení bezpečnosti a řízení rizik. Zdrojem těchto vašich údajů mohou být také informace sdílené mezi společnostmi Koncernu EFG právě za tímto účelem.

Osobní údaje uvedené ve veřejných registrech

V případech, ve kterých uplatňujeme naše oprávněné zájmy, zejména náš zájem jednat obezřetně, můžeme získávat vaše základní údaje a některé další údaje i z veřejných registrů, například ze živnostenského rejstříku, katastru nemovitostí, insolvenčního rejstříku nebo centrální evidenci exekucí a podobných.

ZPRACOVÁNÍ A SDÍLENÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Naše Společnost zpracovává vaše údaje manuálně i automatizovaně. Při automatizovaném zpracování vašich údajů ale nepoužíváme automatizované rozhodování, které by mohlo mít dopad na vaše práva.

Ochrana vašich údajů v naší společnosti je organizačně a technicky zabezpečena v souladu s příslušnými právními předpisy. Srovnatelnou úroveň zabezpečení vašich údajů vyžadujeme i od všech našich zpracovatelů osobních údajů.

Vaše osobní údaje mohou být pro zajištění výše popsaných účelů vedle naší společnosti a jejích zaměstnanců zpracovávány také některými dalšími společnostmi Koncernu EFG případně jinými subjekty mimo Koncern EFG jako zpracovateli vašich údajů. Vaše údaje těmto společnostem nebo subjektům předáváme jen v tom případě, že splňují námi definované organizační a technické podmínky k zajištění jejich náležité ochrany.

Důvodem pro předávání vašich údajů těmto dalším společnostem nebo subjektům jako zpracovatelům je zpravidla skutečnost, že využívají znalosti, postupy nebo technologie s potřebnou odbornou úrovní, která jim umožňuje efektivněji dosáhnout některý z výše uvedených účelů zpracování a zajistit přitom i potřebnou ochranu vašich osobních údajů.

Některé naše produkty nebo služby jsou poskytovány ve spolupráci se společnostmi mimo Koncern EFG, jako jsou obchodní zástupci a dodavatelé. Po¬případě mohou být na vaši žádost doprovázeny produktem nebo službou jiné spolupracující společnosti. V těchto případech dochází ke sdílení, respektive zpracování vašich osobních údajů na základě smluv o zpracování osobních údajů uzavřených v souladu s příslušnými právními předpisy.

Vaše osobní údaje mohou být na základě oprávněné žádosti předány také třetím subjektům, které disponují zákonnou pravomocí vyžadovat předání takových osobních údajů. Jedná se zejména o orgány veřejné moci.

ŘÍZENÍ VZTAHŮ SE ZÁKAZNÍKY A OBCHODNÍMI PARTNERY

Naše Společnost sdílí vaše základní údaje, popřípadě údaje o produktech a službách a údaje z naší komunikace s některými dalšími společnostmi z Koncernu EFG. Postupujeme tak především kvůli ochraně našich práv a oprávněných zájmů. Údaje potřebujeme sdílet nejen pro naši bezpečnost.
a vyhodnocování rizik, ale i pro zachování integrity a aktuálnosti vašich údajů a rychlosti a kvality obsluhy v rámci identifikace a autentizace zákazníka, řízení vztahů se zákazníky a obchodními partnery i pro využívání našich produktů a služeb. Údaje dále sdílíme pro naše administrativní účely.

KAMEROVÉ SYSTÉMY

Naše společnost za účelem zajištění bezpečnosti objektů, ve kterých vykonává svoje výrobní, obchodní a další činnosti, a také k zajištění bezpečnosti poskytovaných služeb instalovala a provozuje kamerové systémy se záznamem. Na umístění těchto kamerových systémů vás upozorňujeme informačními cedulkami a piktogramy při vstupu do takového prostoru, s označením naší Společnosti jako správce. A také s odkazem na internetové stránky, kde jsou k dispozici podrobnější informace o zpracování pořízených záznamů. U některých objektů je naše Společnost společným správcem kamerových záznamů se společnostmi EFG Rapotín BPS SE, MOSTEK energo s.r.o. a EFG Vyškov BPS s.r.o.

Pořízené kamerové záznamy jsou v případě bezpečnostních incidentů zpřístupněny pro vyhodnocení pouze určeným zaměstnancům naší Společnosti a dotčené společnosti Koncernu EFG. Společnosti mají uzavřenou Smlouvu o vzájemných právech a povinnostech společných správců. Záznamy mohou být předány pouze orgánům činným v trestním řízení nebo správním orgánům pro vedení přestupkového řízení, a to na základě jejich písemné žádosti. Správce může těmto orgánům záznamy poskytnout i z vlastního rozhodnutí, pokud má podezření ze spáchání trestného činu nebo přestupku, které jsou na záznamu zachyceny. Pořízené záznamy jsou uloženy zabezpečeným způsobem jen po určitou, předem stanovenou dobu, a nedojde-li k jejich předání oprávněným státním orgánům, jsou po uplynutí této lhůty smazány.

SYSTÉMY INFORMAČNÍ A KYBERNETICKÉ BEZPEČNOSTI

K zajištění vaší i naší ochrany před škodlivými aplikacemi (malware) naše společnost chrání a monitoruje online komunikaci na našich webových stránkách, zejména v případech jejich propojení do informačních systémů společností Koncernu EFG. Monitorování neprovádíme u komunikace pro¬pojené s webovými servery, které spadají do bankovního, resp. finančního sektoru. Naše společnost monitoruje vaši aktivitu pouze v informačních systémech společností Koncernu EFG. Zaznamenávají se především vybrané informace o prováděných činnostech a časech, kdy byly uskutečněny.

Pořízené záznamy z monitorování jsou v případě bezpečnostních incidentů zpřístupněny pro vyhodnocení pouze určeným zaměstnancům naší společnosti. Předány mohou být pouze orgánům činným v trestním řízení nebo správním orgánům pro vedení přestupkového řízení, a to na základě jejich písemné žádosti. Naše Společnost může těmto orgánům záznamy poskytnout i z vlastního rozhodnutí, pokud má podezření ze spáchání trestného činu nebo přestupku, které jsou na záznamu zachyceny. Pořízené záznamy jsou uloženy zabezpečeným způsobem, a nedojde-li k jejich předání oprávněným státním orgánům, jsou po uplynutí stanovené lhůty smazány.

Bližší informace o tom, jaké společnosti Koncernu EFG zpracovávají vaše osobní údaje, jejichž správcem je naše Společnost, jsou uvedeny v tomto přehledu.

PŘEHLED SPOLEČNOSTÍ KONCERNU EFG – HLAVNÍCH ZPRACOVATELŮ OSOBNÍCH ÚDAJŮ:

NÁZEV ADRESA SÍDLA IČO
Energy financial group a.s. Jihlavská 1558/21, Michle, 140 00 Praha 4 05235472
EFG Green energy s.r.o. Jihlavská 1558/21, Michle, 140 00 Praha 4 09200347
EFG Energy trading s.r.o. Jihlavská 1558/21, Michle, 140 00 Praha 4 09314164
EFG Green gas s.r.o. Jihlavská 1558/21, Michle, 140 00 Praha 4 07956193
EFG Rapotín BPS SE Jihlavská 1558/21, Michle, 140 00 Praha 4 24259993
MOSTEK energo s.r.o. Na Florenci 2116/15, Nové Město, 110 00 Praha 1 27558797
EFG Vyškov BPS s.r.o. Jihlavská 1558/21, Michle, 140 00 Praha 4 28288904
Biomethane CE s.r.o. Jihlavská 1558/21, Michle, 140 00 Praha 4 07236735
EFG Engineering s.r.o. Jihlavská 1558/21, Michle, 140 00 Praha 4 06755313
EFG Waste logistic s.r.o. Jihlavská 1558/21, Michle, 140 00 Praha 4 28269349
EFG Rapotín upgrading s.r.o. Jihlavská 1558/21, Michle, 140 00 Praha 4 24282821

DALŠÍ ZPRACOVATELÉ

Naše činnosti spojené se zpracováním vašich osobních údajů zajišťujeme hlavně vlastními zaměstnanci naší Společnosti, případně prostřednictvím vybraných společností patřících do Koncernu EFG. Využíváme však také externí síť smluvních partnerů.
Pokud někoho dalšího pověříme výkonem určité činnosti tvořící součást našich obchodních aktivit, může při ní docházet ke zpracování vašich osobních údajů. V některých případech se tito naši dodavatelé nebo externí obchodní zástupci stávají současně zpracovateli osobních údajů. Zpracovatel je opráv¬něn nakládat s údaji výhradně pro účely výkonu činnosti, ke které byl naší Společností pověřen. V takovém případě není k výkonu zpracovatelské činnosti vyžadován váš souhlas.
Ke zpracování vašich údajů mimo Koncern EFG využíváme zejména tyto kategorie zpracovatelů:
• poskytovatele vybraných IT služeb,
• poskytovatele archivačních služeb,
• poskytovatele služeb správy a vymáhání pohledávek,
• poskytovatele poštovních služeb včetně kurýrů,
• poskytovatele fyzické ochrany objektů,
• poskytovatele právních služeb,
• marketingové agentury,
• odhadce a znalce.

PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ A VYŽÁDÁNÍ BEZ SOUHLASU

Některé orgány veřejné moci a další organizace jsou oprávněny vyžádat si o vás informace. Jde zejména o soudy, státní zastupitelství nebo Policii ČR a dále o Energetický regulační úřad, a případně Českou národní banku. Vaše údaje poskytujeme výhradně jen tehdy, pokud nám takovou povinnost stanoví příslušný právní předpis.

ZABEZPEČENÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Důležitým cílem naší Společnosti je chránit a zabezpečit vaše osobní údaje. K ochraně vašich osobních údajů před neoprávněným přístupem, použí¬váním a zveřejněním využíváme různé technologie, postupy a procesy. Poskytnuté osobní údaje například zpracováváme na počítačových systémech a uchováváme v datových úložištích s omezeným přístupem, která jsou umístěna ve střežených budovách. Pro přenosy osobních údajů s vysokým stupněm důvěrnosti (jako jsou například čísla bankovních účtů nebo hesla) v prostředí internetu využíváme pro jejich ochranu šifrování.

UKLÁDÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Osobní údaje shromažďované naší Společností jsou zpracovány a uloženy téměř výhradně na území České republiky. Jen v malém počtu specifických především obchodních vztahů osobní údaje členů statutárních orgánů našich obchodních partnerů, případně jiných osob, které je zastupují nebo se na těchto obchodních vztazích podílejí, předáváme ke splnění zejména právních povinností rovněž institucím a společnostem v zahraničí. A to především na území členských států Evropské unie, ve kterých GDPR stanoví stejné podmínky pro zajištění jejich zpracování a ochrany.

Pro soubory cookie jsou využívány služby společnosti Google Inc., která sídlí mimo území států EU a to v USA. Podle rozhodnutí Evropské komise uve¬řejněné v Úředním věstníku EU tato země patří do skupiny zemí se zajištěnou odpovídající ochranou osobních údajů a režimem jejich volného předávání.

Pro údaje určené k zasílání propagačních sdělení jako je newsletter aj. jsou využívány služby platformy Mailchimp, provozované společností The Rocket Science Group LLC.

Výjimečně může docházet také k předávání a zpracování na území jiných států, kde ochrana stanovená GDPR není přímo účinná. V takovém případě posuzujeme, zda příslušný stát, instituce nebo společnost garantuje srovnatelnou ochranu a k předání a zpracování vašich osobních údajů do těchto států může v souladu s požadavky GDPR dojít.

UCHOVÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Naše Společnost uchovává vaše osobní údaje po dobu nezbytně nutnou k poskytování produktů a služeb, dokončení požadovaných transakcí nebo k dalším nezbytným účelům, jako je dodržování našich právních povinností, smluvních závazků, řešení sporů a našich pohledávek či pro případná správní řízení. Tyto potřeby jsou rozdílné v závislosti na druhu poskytovaného produktu nebo služby, případně jiného druhu sjednaného smluvního vztahu, a proto se skutečná doba uchovávání informací může výrazně lišit.

Při nakládání s vašimi údaji pro konkrétní účely respektujeme pravidla datové minimalizace. Tedy, že shromažďujeme jen takové vaše údaje, které ke konkrétnímu účelu nezbytně potřebujeme. Současně si nastavujeme vnitřní pravidla archivace, která zajišťují, že tyto vaše údaje neuchováváme déle, než jsme oprávněni.

Obecně uchováváme údaje po dobu 5 let od doby, kdy pominul účel pro jejich zpracování. Tato lhůta vychází ze zákonné promlčecí lhůty a z archivačního a spisového řádu naší společnosti.

Téměř u všech smluvních vztahů musíme zajistit dokladování výpočtu a odvodu daní, vyplývajících z právních předpisů upravujících daň z přidané hodnoty a s ní související daňové řízení. Podle těchto právních předpisů jsme povinni uchovávat daňové doklady a evidenci s podrobnými údaji, které se vztahují k poskytnutým vybraným službám, a to po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Obecně tak většinu základních údajů a údajů o produktech a službách jsme povinni uchovávat na základě těchto právních předpisů.

Ve výjimečných případech, například při vedení soudního sporu, může z důvodu ochrany našich oprávněných zájmů dojít i k delšímu uchování dokladů obsahujících vaše osobní údaje. Jedná se zejména o případy, kdy bychom tyto doklady museli předkládat jako důkazy v soudním sporu, správním řízení nebo z důvodu výkonu rozhodnutí (s ohledem na zákonné promlčecí lhůty podle občanského zákoníku).

Hlasové záznamy zpracovávané v souvislosti s obchodováním na regulovaných trzích uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu a 10 let po jeho ukončení.

Údaje, které zpracováváme na základě vašeho případného souhlasu a které byly poskytnuté za účelem zasílání propagačních sdělení jako je newsletter aj., uchováváme po dobu 10 let od jejich poskytnutí.

Jiné údaje, které zpracováváme na základě vašeho případného souhlasu, uchováváme po dobu, po kterou nám je souhlas platně udělen. Pro vyloučení pochybností uvádíme, že evidenční údaje o uděleném souhlasu a jeho změně či odvolání uchováváme z důvodu našeho oprávněného zájmu po celou dobu jeho platnosti a nejdéle 5 let poté, co zanikl.

PRÁVA K ZAJIŠTĚNÍ OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Naše Společnost usiluje o transparentní a korektní zpracování vašich osobních údajů a zajištění jejich náležité ochrany, vždy v souladu s příslušnými právními předpisy. Abychom vás ujistili o našem odpovědném přístupu ke zpracování vašich údajů, jsme připraveni rychle a profesionálně reagovat na vaše oprávněné požadavky, kterými si můžete ověřit naši odpovědnost při zpracování vašich údajů a případně nám pomoci napravit nedostatky, pokud se v této činnosti výjimečně vyskytnou.
• Pokud se zpracování osobních údajů zakládá na vašem souhlasu, máte právo svůj souhlas pro budoucí zpracování kdykoli odvolat;
• Máte právo od nás jako správce údajů požadovat přístup ke svým osobním údajům a podrobnější informace o jejich zpracování;
• Máte právo od nás požadovat opravu vašich nepřesných nebo neúplných osobních údajů;
• Máte právo nás požádat o poskytnutí vašich osobních údajů v běžně používaném a strojově čitelném formátu, umožňujícím jejich předání jinému správci, pokud jsme je získali na základě vašeho souhlasu nebo v souvislosti s uzavíráním a plněním smlouvy, a jsou zpracovány automatizovaně;
• Máte právo podat námitku týkající se zpracování některých nebo všech vašich osobních údajů;
• Máte právo nás požádat o výmaz vašich osobních údajů, pokud již nemáme žádný právní důvod pro jejich další zpracování;
• Máte právo podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů.
Pokud zpracováváme vaše osobní údaje, činíme tak na základě příslušných právních titulů umožňujících poskytování vámi používaných produktů a služeb, zajištění chodu naší společnosti, plnění našich smluvních a právních závazků, zajišťujících ochranu a zabezpečení našich systémů a našich zákazníků, nebo plnění jiných oprávněných zájmů naší společnosti tak, jak je popsáno ve výše uvedených částech Informace. Případně vaše osobní údaje zpracováváme na základě vašeho souhlasu.

PRÁVO NA PŘÍSTUP K OSOBNÍM ÚDAJŮM

Máte právo na přístup k vašim údajům a další související informace. Práva třetích stran však tímto nesmí být dotčena. Takovéto údaje a informace vám poskytneme bezplatně. V případě, že by vaše žádosti byly zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože se opakují, máme možnost takové žádosti jako nedůvodné zamítnout nebo požadovat od vás úhradu odpovídající nákladům za poskytnutí těchto údajů a informací.

PRÁVO NA ZMĚNU OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Může se stát, že vaše údaje jsou nesprávně zaznamenané, nebo neaktuální. Na vaši žádost je samozřejmě opravíme. A stejně tak doplníme neúplné údaje o vás, pokud nás na to upozorníte.

PRÁVO NA SMAZÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Plně respektujeme vaše právo na výmaz osobních údajů. Jakmile skončí všechny důvody pro jejich uchování, provedeme jejich vymazání i bez vaší žádosti. Pokud nás požádáte o vymazání vašich osobních údajů dříve, sdělíme vám, z jakého důvodu a jak dlouho ještě musíme vaše údaje uchovat, než dojde k jejich vymazání.

PRÁVO NÁMÍTAT NEOPRÁVNĚNÉ ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Na základě vaší námitky posoudíme a do jejího vyřešení zablokujeme případné používání vašich osobních údajů, u kterých budou pochybnosti, zda je používáme v souladu s příslušnými právními předpisy.

PRÁVO ODMÍTNOUT POSKYTNUTÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Nejste povinni nám svoje osobní údaje poskytnout. Vždy vás budeme v konkrétních situacích informovat, které vaše osobní údaje jsou pro uzavření příslušné smlouvy nezbytné, a vaše případné odmítnutí nás povede k závěru, že vám nebudeme moci nabízený produkt nebo službu poskytnout.

PRÁVO ODVOLAT SOUHLAS SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Pokud jste nám ke zpracování vašich údajů poskytli váš souhlas, jste oprávněni tento souhlas kdykoliv odvolat. Odvolání tohoto souhlasu nemá vliv na zpracování vašich údajů po celou dobu, po kterou byl váš souhlas platně udělen. Odvolání vašeho souhlasu bude mít vliv jen na zpracování vašich údajů pro konkrétní účel nebo účely, pro které byl udělen. Nemá však vliv na zpracování vašich osobních údajů pro jiné účely a právní důvody, zejména z důvodu plnění závazku z uzavřené smlouvy nebo povinností vyplývajících z právních předpisů. Pokud navštěvujete naše internetové stránky, můžete odmítnout udělit souhlas s ukládáním souborů cookies.

OMEZENÍ MARKETINGU

Pokud vám chodí naše propagační sdělení obsahující obchodní nabídky, můžete jejich zasílání kdykoliv zastavit (ze zasílání nabídek se odhlásit) následujícími způsoby:
• přímo v našich obchodních sděleních je vložen odkaz na možnost zastavení jejich zasílání,
• zrušením registrace v aplikaci na webové stránce, jejímž prostřednictvím jste o zasílání takovýchto informací požádali,
• prostřednictvím webového formuláře,
• nebo nám to prosím napište na adresu:
Energy financial group a.s.
Jihlavská 1558/21
140 00 Praha 4
Pro správné porozumění vás chceme upozornit, že omezením marketingu nedojde na naší straně k zastavení komunikace s vámi. Podle potřeby budeme využívat i nadále vaše kontaktní údaje pro zasílání servisních zpráv, případně jiných informací nemarketingového charakteru, které souvisí s naším produktem nebo službou, které vám poskytujeme, nebo s jiným typem smluvního vztahu mezi námi.

SLOVNÍČEK POJMŮ

Cookies

Cookies jsou krátké soubory textových dat ukládané webovými stránkami do zařízení uživatele (typicky se cookies ukládají do internetového prohlížeče). Cookies slouží primárně k vytvoření stavové komunikace na webu – při prvním spojení s určitou webovou stránkou se do cookies zapíše unikátní identifikátor dané série spojení (tzv. session ID), který je pak při následujících připojeních zaslán příslušné webové stránce. Ta podle něj rozpozná, že určité spojení navazuje na spojení již dříve realizovaná (např. že určitou webovou stránku požaduje prohlížeč uživatele, který v předchozím spojení webové stránky navštívil). Vedle těchto relativně běžných a předvídatelných účelů lze ovšem cookies použít také ke sledování chování uživatelů napříč webovými stránkami. Při přístupu na určitou webovou stránku se do prohlížeče uživatele běžně stahuje i obsah z jiných webů – může se jednat o obrázky, videa či webové skripty. Při stahování tohoto obsahu jsou zasílány požadavky na tyto externí weby, které v rámci daných požadavků získávají možnost číst a zapisovat cookies do zařízení uživatele, i když uživatel nepřistupuje vědomě na daný externí web. Takové cookies zapsané jiným webem, než který uživatel právě prochází, zpravidla nazýváme cookies třetích stran. Konkrétním účelem, pro který se sledování pomocí cookies napříč weby využívá, je pak zpravidla cílená internetová reklama.

Koncern EFG

Představuje právní vztah mezi více společnostmi Koncernu EFG (řízené společnosti), které jsou podrobeny jednotnému řízení ze strany společnosti Energy financial group a.s. (řídící společnost), se kterou díky jednotnému řízení tvoří koncern. Přehled členů Koncernu EFG je na webu www.efg-holding.cz

Oprávněný zájem

Zájem správce nebo třetí strany například v situaci, kdy subjekt údajů je zákazníkem správce.

Osobní údaj

Informace o konkrétním, identifikovatelném člověku.

Produkt

Např. dodávka elektrické energie, plynu, nebo služby jako mobilní telefonní a datové služby nebo jiné služby nabízené společnostmi Koncernu EFG.

Příjemce

Osoba, které jsou předávány osobní údaje.

Produkt

Např. dodávka elektrické energie, plynu, nebo jiné služby nabízené společnostmi Koncernu EFG.

Služba

Jakákoliv služba, kterou vám společnost Koncernu EFG nabízí, včetně našich produktů, služeb nabízených prostřednictvím on-line spojení a jejich podpora.

Správce

Osoba, která určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů; a může také rozhodnout o pověření jejich zpracováním jiné osoby jako zpracovatele.

Subjekt údajů

Živá fyzická osoba, jejíž osobní údaje jsou předmětem zpracování.

Účel

Důvod, ke kterému správce využívá vaše osobní údaje.

Zpracování

Činnost, kterou správce nebo zpracovatel provádějí s osobními údaji.

Zpracovatel

Osoba, která pro správce zpracovává osobní údaje.

ZMĚNY TÉTO INFORMACE

V průběhu času může docházet ke změně právních předpisů, upravujících pravidla a podmínky zpracování a ochrany vašich osobních údajů, nebo ke změně našich podmínek, postupů a způsobů zpracování a ochrany vašich osobních údajů. Budeme vás o nich vždy informovat pro¬střednictvím aktualizace této Informace, pokud si daná změna nevyžádá, abychom vám o ní dali vědět také formou individuální komunikace (dopisem nebo elektronickou zprávou).

KONTAKT

Pokud máte žádost nebo stížnost týkající se zpracování vašich osobních údajů nebo dotaz na osobu zodpovědnou za zpracování osobních údajů v naší společnosti, kontaktujte nás prosím pomocí našeho webového formuláře. Nebo nám pište na adresu Energy financial group a.s., Jihlavská 1558/21, 140 00 Praha 4, heslo „zpracování osobních údajů“. Na vaše žádosti, dotazy nebo stížnosti odpovíme co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce od jejich doručení. Pokud bychom z důvodu složitosti řešení vaší žádosti nebo vysokého počtu žádostí dalších osob nedokázali vaši žádost vypořádat včas, budeme vás informovat o potřebném prodloužení lhůty.

Naším pověřencem pro ochranu osobních údajů je Martin Březina. Lze ho kontaktovat na adrese Energy financial group a.s., Jihlavská 1558/21, 140 00 Praha 4 nebo prostřednictvím webového formuláře. Podrobnosti o dalších možnostech kontaktování pověřence, jeho poslání a působnosti při řešení vašich práv jsou dostupné na webové stránce.

Datum vydání/aktualizace tohoto dokumentu – 21.10.2020